La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil de gestion de documents numériques qui permet d’organiser, de stocker et de traiter des informations importantes. Pour faire une bonne GED, il est important de suivre quelques étapes essentielles.
Définir les objectifs de la GED
La première étape pour faire une bonne GED est de définir des objectifs. Que voulez-vous accomplir avec la GED ? Voici quelques-uns des objectifs les plus courants :
- Améliorer l’efficacité et la qualité du traitement des documents
- Réduire les coûts liés à la gestion des documents
- Faciliter la collaboration et le partage des informations
- Assurer la sécurité et la confidentialité des données.
Il est important de bien définir les objectifs de la GED pour choisir les solutions les plus adaptées à votre situation.
Choisir la solution de GED adaptée à vos besoins
Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous devez choisir la solution de GED adaptée à vos besoins. Voici les principaux critères à prendre en compte :
- La taille de votre entreprise et le nombre de documents à gérer
- Les fonctionnalités offertes par la solution de GED (numérisation, indexation, recherche, workflow, etc.)
- Le coût de la solution (licence, installation, maintenance)
- La facilité d’utilisation et de prise en main
- La capacité à s’intégrer avec les autres applications de l’entreprise.
Par ailleurs, il est recommandé de faire appel à un expert pour vous aider à choisir et à mettre en place la solution de GED.
Organiser la structure de l’information
Ici, il s’agit de déterminer la manière dont vous allez organiser les documents, les dossiers et les métadonnées. À cet effet, pour une bonne organisation :
- Définissez une nomenclature claire et simple pour nommer les fichiers et les dossiers
- Établissez une architecture de dossiers adaptée à votre activité
- Définissez les métadonnées utiles pour améliorer la recherche et la classification des documents
- Assurez-vous que l’organisation de l’information est cohérente et facilement compréhensible pour les utilisateurs.
N’hésitez pas à sensibiliser les utilisateurs à l’importance de l’organisation de l’information pour assurer une utilisation optimale de la solution de GED.
Assurer la sécurité des données
La sécurité des données est un enjeu majeur pour la GED . Il est donc important de mettre en place des mesures pour protéger les documents et les données stockées dans la solution de GED. Voici quelques conseils pour assurer la sécurité des données :
- Établissez des règles d’accès aux documents et aux fonctionnalités de la solution
- Mettez en place des sauvegardes régulières pour éviter la perte de données
- Choisissez des solutions de chiffrement pour protéger les données sensibles
- Assurez-vous que la solution de GED est conforme aux normes de sécurité en vigueur (RGPD, ISO 27001, etc.)
La sécurité des données est un enjeu majeur pour la GED et doit être prise en compte dès la phase de conception du projet.
Mesurer les résultats
Pour finir, il faut mesurer les résultats de la GED pour évaluer son efficacité et identifier les axes d’amélioration. Quelques indicateurs à surveiller :
- Le temps de recherche des documents
- Le temps de traitement des documents
- Le taux d’adoption de la solution de GED par les utilisateurs ;
- Le coût de la gestion des documents avant et après la mise en place de la GED.
En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place une GED efficace et bénéfique pour votre entreprise.